Ondernemers kennen een fiscale bewaarplicht om bijvoorbeeld de basisgegevens van de administratie zeven jaar te bewaren, zodanig, dat inspecteurs van de Belastingdienst de administratie binnen een redelijke termijn eenvoudig moeten kunnen controleren.
Grote kans dat ondernemers zonder het te weten, niet aan de bewaarplicht voldoen, het vraagt ook nogal wat van ondernemers.
1. Fiscale bewaarplicht: wat betekent het?
De fiscale bewaarplicht is een wettelijke verplichting die ondernemers hebben om de Belastingdienst de mogelijkheid te bieden om de administratie tot zeven jaar terug te kunnen controleren. Aanleidingen kan zijn een ingediende aangifte die de Belastingdienst verdacht vindt of een onderzoek die ze verrichten bij bijvoorbeeld een van de leveranciers van de ondernemer. De inspecteur vraagt dan inzage in de administratie en kijkt of hij fouten of onregelmatigheden kan ontdekken.
Ondanks dat de kans misschien niet groot is dat een inspecteur aanklopt, is het toch verstandig om de administratie goed op orde te hebben. Een goed ingerichte administratie helpt niet alleen te voldoen aan de fiscale bewaarplicht. Het geeft een betrouwbare bron van cijfers waarop de organisatie verdere beslissingen neemt.
2. Wat moet je bewaren en hoe lang?
Om controles van de Belastingdienst mogelijk te maken, dienen ondernemers de basisgegevens van de administratie zeven jaar te bewaren:
o het grootboek
o de debiteuren- en crediteurenadministratie
o de in- en verkoopadministratie en
o de loonadministratie
Naast deze basisgegevens moeten ook gegevens met betrekking tot bijvoorbeeld onroerende zaken tien jaar bewaard worden.
3. Hoe moet je facturen bewaren?
Een belangrijk onderdeel van de fiscale bewaarplicht is de manier waarop gegevens bewaard en ontvangen worden.
Volgens de wettelijke bepalingen moeten boeken, bescheiden én gegevensdragers die voor de belastingheffing van belang zijn, bewaard worden zoals ze ontvangen zijn. In de originele staat, en daar het probleem waar veel ondernemers niet op bedacht zijn. Deze regel schrijft namelijk voor dat je een factuur die je via de mail ontvangt, niet mag printen en in een ordner mag stoppen. Je hebt de factuur oorspronkelijk als digitaal bestand ontvangen; die facturen mag je dus volgens de regels van je fiscale bewaarplicht uitsluitend digitaal opslaan.
Alleen de factuur zelf opslaan is nog niet voldoende. De Belastingdienst wil dat je antoont dat de factuur na ontvangst niet eigenhandig is aangepast. Dit doe je door niet alleen de factuur zelf, maar bijvoorbeeld ook de mail op te slaan waarin de factuur als bijlage zat. Zo kan de inspecteur zien dat de factuur je als pdf- of Word-bestand hebt opgeslagen dezelfde is als die oorspronkelijk via de mail is ontvangen. Een belangrijke voorwaarde als het gaat om digitaal bewaren van de administratie.
4. Digitale facturen niet zomaar digitaal bewaren
Een andere belangrijke voorwaarde is om deze gegevens vervolgens zeven jaar lang te bewaren. Om dit correct te doen moeten, volgens een geldende procedure, back-ups gemaakt worden zodat dat de complete administratie gedurende die jaren toegankelijk en controleerbaar blijft. Wil de organisatie die verantwoordelijkheid liever vereenvoudigen, dan biedt een digitaliseringstool een goed alternatief, ook wel ‘scan & herken’ genoemd. Alleen via deze laatste manier van digitaliseren, is het mogelijk om facturen eenvoudiger en correct te digitaliseren.
5. Hoe bewaar je fysieke facturen op papier?
Een factuur die je via de post op papier ontvangt, mag je van de Belastingdienst wel digitaliseren en digitaal bewaren. Het bronbestand (de factuur op papier) vervang je daarmee door een digitaal bestand. Dit wordt ‘conversie’ genoemd.
De Belastingdienst verwijst in een brochure* over de fiscale bewaarplicht naar de voorwaarden waaraan een conversie moet voldoen. Van belang hierbij is, dat de echtheidskenmerken van het origineel niet verloren gaan. Hierover zegt de Belastingdienst dat ‘de beheersingsmaatregelen in de organisatie tezamen met de geconverteerde gegevens (bijvoorbeeld een scan) de gewenste zekerheid moeten geven over de echtheid van het document’.
Wat betekent dat?
Dit betekent dat het aan te raden is om bonnen en facturen ook in originele staat te bewaren…op papier dus. Vooral contant betaalde bonnen zijn voor de Belastingdienst lastig op echtheid te controleren. Er zijn ook voorbeelden bekend van accountantskantoren die hier met de Belastingdienst afspraken over hebben gemaakt, en voor al hun klanten toestemming hebben gekregen om fysieke facturen digitaal te bewaren waardoor ze niets meer op papier hoeven te bewaren. Wil je meer zekerheid op dit punt van de bewaarplicht en wil je mee in de digitale ontwikkelingen voor de toekomst? Dan is overgaan op e-factureren de beste optie.
6. Van fiscale bewaarplicht naar digitale bewaarplicht
Dat je fysieke facturen wel digitaal mag maken, maar digitale facturen niet fysiek, betekent dat ook de Belastingdienst steeds meer digitaliseert. Steeds meer ondernemers ontvangen en versturen digitale facturen en de Nederlandse Rijksoverheid eist zelfs van leveranciers dat ze e-facturen sturen.
Voor ondernemers die nog steeds met ordners werken of hun administratie half digitaal en half op papier doen, wordt het zo steeds lastiger om aan hun fiscale bewaarplicht te voldoen.
Een administratie verdeeld over verschillende systemen en locaties, zowel digitaal als op papier vastgelegd, is al snel niet toegankelijk genoeg voor de Belastingdienst.
Het is heel aannemelijk je als ondernemer niet bekend bent met de bewaarplicht. Als je alle digitaal ontvangen gegevens print en in een map opslaat, lijkt het allemaal netjes op orde te zijn.
In werkelijkheid verschuift de fiscale bewaarplicht steeds meer naar een digitale bewaarplicht.
7. Overstappen op digitale administratie
Gezien deze ontwikkelingen is het voor ondernemers verstandig de stap te maken naar een [volledig] digitale administratie. Veel accountantskantoren werken al met online boekhoudprogramma’s die dit mogelijk maken. De ondernemers zijn en blijven zelf verantwoordelijk voor hun bewaarplicht en voor de maatregelen die hiervoor nodig zijn.
De online boekhoudprogramma’s waar accountantskantoren mee werken, leveren niet alleen beter controleerbare administraties op. Ze bieden ook hulp om te voldoen aan de wettelijke bewaarplicht én bieden meer veiligheid dan wanneer je een administratie op een eigen computer of op een externe harde schijf bewaart. Met goed bewaakte firewalls en beveiligde sleutels slaan accountants de digitale administraties automatisch op in een “digitale kluis”, een veilige plek waar niemand anders bij kan dan de accountant, de ondernemer of de Belastingdienst in geval van een controle.
Concluderend zal de informatie over de bewaarplicht voor veel ondernemers een eye opener zijn.
* Download hier de volledige brochure van de belastingdienst over de voorwaarden van de fiscale bewaarplicht.
Bron: Twinfield blog doorAlbert van Ruijven-Rojek