U heeft hard gewerkt aan een managementsysteem met als doel: een voor uw organisatie relevant certificaat behalen.

U heeft voldoende vertrouwen in de werking van het systeem en staat nu voor een belangrijke keuze:  welke certificatie-instelling past bij mijn organisatie?

Uiteraard spelen de directe kosten voor de certificatie een belangrijke rol bij selectie van een certificerende instantie, maar er zijn nog andere aspecten die bepalend kunnen zijn in het maken van de keuze.

Er zijn verschillende Certificatie Instellingen (CI’s), van de minder bekende Nederlandse partij tot de Internationaal bekende namen. Iedere certificatie-instelling moet haar certificatiereglement openbaar maken, waarin beschreven staat hoe ze te werk gaan in beoordeling en certificatie. Onder de RvA geaccrediteerde certificatie instellingen moeten zich aan dezelfde regels houden maar iedere instelling hanteert haar eigen definities en maakt gebruik van een bepaalde vrijheid in hoe een certificatie-traject qua inhoud en voorwaarden wordt aangeboden.

Neem daarom de tijd voor een goede vergelijking tussen deze leveranciers.

De volgende 4 tips helpen u op weg in het kiezen van een certificatie-instelling.

Tip 1. Denk na over accreditatie.

Accreditatie betekent letterlijk vertrouwen geven. U wilt er van op aan kunnen dat de certificatie instelling (CI) die u selecteert betrouwbaar is. Accreditatie betekent dat de CI onder toezicht staat van de Raad voor Accreditatie (RvA) en periodiek wordt beoordeeld, vergelijkbaar met audits in uw organisatie.

De eisen aan certificatie-instellingen moeten ervoor zorgen dat audits op uw systeem onpartijdig, onafhankelijk en vakkundig uitgevoerd worden. De waarde van het certificaat onder RvA  accreditatie kan voor uw potentiële afnemers belangrijk zijn. Certificatie-instellingen zijn verplicht om in een overeenkomst voor certificatie duidelijk aan te geven of zij de beoordeling van een bepaalde norm onder accreditatie uitvoeren.

Iedere organisatie mag zelf verklaren conform een norm te werken, of een verklaring van certificatie af geven. Voor bepaalde CE-markering moet de certificatie-instelling een Notified Body (aanwijzing) hebben. Een actueel overzicht hiervan vindt u op de website NANDO van de Europese Commissie. Daarnaast is er een veelvoud van vrijwillige certificeringen, waarvoor de CI’s een eigen certificatietraject opgezet hebben.

Beoordeel of de certificering voor uw bedrijf noodzakelijk is, en of accreditatie van de CI voor u een vereiste is. U kunt via de website van de Raad voor Accreditatie of door het opvragen bij een certificatie-instelling achterhalen of zij alle certificaten die u wilt behalen onder accreditatie beoordelen. Kijk op https://www.rva.nl/geaccrediteerde-organisaties/alle-geaccrediteerden voor bij de RvA bekende CI’s.

Tip 2. Kijk vooruit.

Wanneer u al weet dat uw organisatie nog verdere ambities heeft in ontwikkeling van KAM en certificatie, bekijk dan wat de CI in totaliteit kan aanbieden. Door het onderbrengen van meerdere certificaties bij één CI wordt mogelijk een korting op de te besteden tijd toegepast waardoor uw organisatie minder belast wordt door gecombineerde externe audits. Uw collega’s worden maar één keer uitgenodigd voor een gesprek over verschillende onderwerpen. Zo krijgt het onderbrengen van certificatie bij één CI ook een financieel voordeel.

Doet u vooral internationaal zaken? Certificaten in meerdere talen is soms inbegrepen, al moet u dan wel zelf de scope in de gewenste taal aanleveren.

Heeft u het Managementsysteem in bijvoorbeeld Engels in gebruik omdat ook uw belangrijke relaties bij u komen voor audits, dan kunt u de CI vragen de audits in het Engels te rapporteren. Let wel op; sommige CI’s vragen en berekenen hier extra rapportagetijd voor, andere niet. Hechten de relaties waarde aan een sector-specifieke internationale CI? Vooraf navragen dus!

Tip 3. Vergelijk appels met appels.

Het aantal dagen voor een beoordeling is gebaseerd op het aantal FTE’s en locaties van de organisatie, het aantal en type normen en is vastgesteld in internationale afspraken. Deze wordt vermenigvuldigd met de uurprijs van de certificatie-instelling.

Houd hiernaast ook rekening met:

• Afdrachtskosten: De “contributie” die via certificatie-instellingen wordt afdragen aan een beheerder van een norm of certificatieschema.
• Registratiekosten: administratieve kosten worden meegenomen ten behoeve van registratie van uw certificaat bij een schemabeheerder of stichting.
• Eventuele annuleringsvoorwaarden: Deze kunnen zijn opgenomen in de offerte en kunnen u geld kosten bij verschuiven van een afspraak.
• Verborgen kosten: de reis- en verblijfskosten van de auditor kunnen nog apart in rekening worden gebracht.
• Kosten bij afwijkingen: Dit is misschien wel één van de belangrijkste kostenposten om scherp op te zijn in offertes. Tussen de regels is te lezen of de certificatie-instelling u kosten doorberekent voor het opvolgen van door de auditor geschreven afwijkingen.
• Het traject: De certificatiecyclus voor de bekende certificatieschema’s is in de meeste gevallen 3 jaar. Dit is gelijk aan de geldigheidsduur van uw certificaat, zolang audits periodiek worden uitgevoerd. Bij CE-markering is een certificaat geldig tot opzegging. Wees dus scherp op hoeveel audits in het traject zijn opgenomen zodat u een juiste optelling van kosten kunt maken en offertes goed met elkaar kunt vergelijken. Vraag de CI de all-in prijs in een offerte naar u te communiceren.
• Transitie-certificatie: Voor bedrijven die overgaan naar een nieuwe norm gelden de regels voor een nieuwe certificatie; er wordt vaak een extra voorbereidende audit voorgesteld door de certificerende instantie. Ook wanneer u al jaren met een gecertificeerd Managementsysteem werkt. Bepaal zelf of een extra voorbereidende audit iets toevoegt voor uw bedrijf, onderhandel vooraf met de certificerende instantie over de extra auditdag wanneer u al langer zonder Non-conformities in de audits gewerkt hebt. Dat kan onder andere door een Chimera® remote documentenbeoordeling te bieden.

Tip 4. Blijf jezelf

Vraag bij een kennismaking met de CI dat wat je wilt weten, vraag naar de achtergrond van de auditoren, zijn het eigen auditoren of ingehuurd? Hoe lang duurt het voordat een rapport en of certificaat ontvangen wordt? Een auditor van een CI mag geen band met het te certificeren bedrijf hebben, maar kennis van de branche is wel  belangrijk. En als het écht niet klikt met de auditor mag je de CI vragen het volgende jaar een andere auditor in te zetten. Want de audit moet ook iets toevoegen voor uw bedrijf en niet als een straf ervaren worden.

U bent, als klant, de koning. Maak een keuze voor een Certificerende Instantie die past bij uw organisatie. Ook dit is maatwerk.